PENULISAN NOMOR SURAT DAN LAMPIRAN

3.2.3 Nomor Surat

Bagian nomor surat berisi nomor surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan sebagai berikut.

1. Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku.
2. Kata nomer tidak digunakan karena bukan bentuk baku
3. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital
4. Singkatan kata nomor adalah no. (dalam penggunaanya No.)
5. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.
6. Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa di sela spasi
7. Demi kepraktisannya, nomor surat dibuat per tahun agar kumlah nomor urut relatif kecil.
8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
9. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.
10. Spasinya tidak perlu di jarang-jarangkan

Contoh-contohnya sebagai berikut.
22) Nomor: 158/F8/1994
23) No.: 24/I.13.SMP.4/Um./1994

Samapai saat ini masih ditemukan penulisan nomor surat yang belum benar. Contoh-contohnya tersaju di bawah ini.
24) *Nomor : I.13.1/SMA.05/’88
25) *Nomer : 786/BI/1997
26) *No : 411.11/104
27) *Nom. : 137/I.13.1/SMP.17/C/’97

3.2.4 Lampiran Surat

Kata lampiran bermakan ‘tambahan’. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, fotokopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat lain. Bilamana kata lampiran sudah tercetak pada kertas surat dan surat yang diterbitkan tanpa lampiri sesuatu, bagian surat itu harus diisi dengan tanda yang menyatakan bahwa surat diterbitkan tanpa lampiran agar orang lain tidak mengisinya untuk mengacaukan permasalahan. Dalam hal ini, tanda yang umum untuk mengisi itu adalah tanda hubung (-). Contohnya seperti berikut.

28)
Nomor        : 67F1/1997
Lampiran    : -
Hal        : Undangan

29)
Nomor        : 17/B/1988
Lampiran    : -
Hal        : Pertemuan

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut:
1.    Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
2.    Singkatanya adalah Lamp.
3.    Jumlah yang dilampiran ditulus dengan huruf.
4.    Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran, kata lampiran tidak di tulis.
5.    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
6.    Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah.
7.    Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
8.    Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
9.    Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. (Tetapi biar rapi, mennyesuaikan dengan atasnya)

Contohnya seperti berikut.
30) Lampiran: Lima helai
31) Lampiran: Dua berkas
32) Lampiran: Empat bendel

Bilamana mau memperhatikan dengan seksama penulisan bagian lampiran surat, kita dapat menemukan sejumlah penulisan bagian lampiran surat yang belum benar. Contoh-contohnya seperti berikut.
33) *Lampiran: 3 (tiga) helai
34) *Lampiran: Dua (2) berkas
35) *Lampiran: 4 bendel

Postingan sebelumnya:
* Penulisan tanggal pada surat dinas
* Kop surat dinas
* Bagian - bagian surat
* Pengertian surat dinas

Demikian postingan pada kesempatan ini mudah-mudahan bermanfaat

Tweet

Subscribe to receive free email updates: