KOP SURAT DINAS

Pada kesempatan ini, saya akan posting untuk mengisi blog tasadmin, yaitu tentang KOP SURAT atau Kepala Surat. Berikut ini tentang kop surat, langsung saja..

3.2.1 Kepala Surat

Kepala Surat disebut pula kop surat. Jenis, warna, dan besar kecilnya huruf yang digunakan untuk menulis kata-kata pada kepala surat biasanya sudah diatur oleh yang berwenang dengan aturan tertentu. Untuk itu, aturan-aturan semacam itu wajib dipatuhi. Karena kop surat umummnya telah tercetak pada kertas surat dan kliesnya juga perlu ada, pembuatannya harus dipikirkan dengan sebaik-baiknya. Salah satu segi yang perlu dipikirkan adalah bahasanya.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat.

1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon,  nomor kotak pos, nomor faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada).

2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada).

3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada), faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.

4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat. Kata jalan misalnya jangan disingkat Jln. Atau Jl., atau Jaln.

5. Jangan digunakan bentuk p.o. bos atau post office box untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat.

6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:) sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh tanda titik (.) setiap tiga angka.

7. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnua telepon.

Berkaitan dengan butir (5), (6), dan (7), munculah pertanyaan mengapa seperti itu.

Berkenaan dengan butir (5), bentuk-bentuk p.o. box atau post office box dan cable address disarankan untuk tidak digunakan kerena bentuk-bentuk itu merupakan kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

Berkaitan dengan butir (6), penulisan kata telepon dan kotak pos tidak diikuti tanda titik dua (:) karena angka yang mengikutinya bukan rincian. Angka-angka itu (dalam hal ini nomor telepon dan kotak pos) tidak dipisahkan dengan tanda titik setiap tiga angka karena angka-angka itu bukan merupakan jumah.

Berkaitan dengan butir (7) penjelasannya sebagai berikut. Sampai saat ini masih banyak ditemukan penulisan alamat dalam kop surat yang belum benar. Contohnya seperti berikut.

1) *Jalan Cendana 9 Telepon: 2515 Yogyakarta
2) *Jalan I Dewa Nyman Oka 34, Telepon 562070 Yogyakarta 55224
3) * Jalan Wardani No. 2 Telp. 5359 Yogyakarta 55224

Berdasarkan konvensi, untuk alamat adalah (1) nama jalan, (2) nomor bangunan, (3) nama kota, dan (4) kode pos. Oleh sebab itu, sarana telepon sesungguhnya tidak termasuk ke dalam unsur alamat. Misalnya ada pertanyaan, Alamatmu di mana? Jawaban pertanyaan itu ialah bahwa alamat saya di Jalan I Dewa Nyoman Oka 36, Yogyakarta 55224, misalnya. Jika sebuah kantor mempunyai sarana telepon ditulis di belakang nomor kode pos dan dengan kode itu dipisahkan dengan tanda koma. Jadi, perbaikan kegita contoh alamat pada kop surat itu sebagai berikut:

4) Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166, Tepelon 2515
5) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55244, Telepon 52070
6) Jalan Wardani 2, Yogyakarta 55224, Telepon 5359

Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khusus tanggal surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu berfungsi sebagai pangkal pijakan penghitungan spasi waku pengetikan surat.

Contoh kepala surat (7) dan (8) itu sudah baik karena tata tulisannya sudah benar. Seperti pada contoh (8), alamat instansi dan sarana telepon dapat ditulis dengan kapital. Huruf kapital yang digunakan untuk menulisakan alamat pada kop surat harus berukuran kecil.

Kata jalan pada contoh (9) jangan disingkat Jl., tetapi harus ditulis lengkap, yaitu jalan. Singkatan kata nomor, yaitu No. Tidak perlu ditulis karena hal itu merubakan mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan yang ada si jalan itu. Penulisan nama kota Rembang dipisahakan dengan tanda koma.

Itullah sekilas tentang kop surat dinas, semoga bisa membuat kop surat dinas yang bagus dan benar. Baca juga postingan seblumnya tentang bagian-bagian surat. Semoga bermanfaat

Tweet

Subscribe to receive free email updates: