Alpeka BOS Aplikasi untuk Pelaporan Keuangan dengan Mudah

Aplikasi dibuat untuk memudahkan pekerjaan, begitupun dengan aplikasi yang bernama "Alpeka BOS" yang digunakan untuk memudahkan pelaporan keuangan khususnya terkait dengan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS). Pada kesempatan kali ini saya akan sedikit sharing tentang Alpeka BOS yang bersumber dari buku juknis dan website bos. Kalau begitu langsung saja ke paragraf selanjutnya... :)

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) telah menyediakan software/perangkat lunak aplikasi untuk membantu menyusun laporan keuangan pada tingkat satuan pendidikan. Aplikasi ini dinamakan Aplikasi Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Dana BOS ( Alpeka BOS ) yang dapat didownload secara gratis dari www.bos.kemdikbud.go.id. Oleh karena itu, satuan pendidikan dilarang membeli aplikasi lain yang sejenis dengan menggunakan dana BOS. Yup samapai-sampai di Juknis BOS disebutkan dilarang membeli aplikasi lain. Itu artinya aplikasi ini sangat dianjurkan untuk dipakai yang tentunya kode rekening belanjanya sudah sesuai dengan peraturan yang berlaku terkait dana BOS,

Untuk di tempat saya sendiri, saat tulisan ini ditulis belum menggunakan aplikasi tersebut. Tentu saja ini untuk menyesuaikan dengan atasan saya, Selain itu belum adanya perintah dari atasan dan sosialisasi terkait aplikasi ini. Namnun apliksai yang saya gunakan masih tetap aplikasi bos yang dikembangkan atas bantuan program PRIORITAS-USAID sebelumnya. Untuk berjaga-jaga sekaligus untuk memahami tak ada salahnya saya untuk sekedar melihat-lihatnya dulu. Ini juga dikarenakan ada teman saya yang sudah sosialisasi terkait aplikasi ini.

Ketika ingin mendownload aplikasi versi terbaru kita langsung saja menujuju webstie www.bos.kemdikbud.go.id. Pada kesempatan ini saya mengunjungi http://bos.kemdikbud.go.id/home/artikel/11 ada aplikasi alpeka_BOS_TS-11b.xlsm dan Alpeka BOS 2016_100. Karena baru pertama kali kita bisa langgung gunakan yang terbaru yaitu Alpeka BOS 2016_100. Lho kok kenapa aplikasi versi lama masih ditampilkan? Tentu saja mungkin ada yang pada tahun 2016 sudah mengentrykan pada aplikasi versi sebelumnya untuk itu harus tetap menggunakan versi lama agar bisa membaca datanya. Alpeka BOS 2016_100 merupakan ini hasil revisi Februari 2016, berdasakan versi 2015 | USAID PRIORITAS 20 Februari 2016. Berikut ini tampilan tampilan aplikasi alpeka BOS versi 2016_100:

1. Jenis File Aplikasi Alpeka BOS adalah excel macro.

Karena berformat excel macro (.xlm) maka untuk menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu kita harus menablekan fungsi macronya. Aplikasi ini bisa dibuka di micorosft Excel 2007 maupun 2010, karena pada umumnya pengguna menggunakan versi tersebut. Untuk mengaktifkan macronya caranya pilih option --- pilih enable this conten --- lalu OK. Saat ini saya menggunakan excel 2007.

Tampilan enable macro

Setelah macro aktif makan akan muncul seperti gambar dibawah ini, itu artinya aplikasi siap untuk digunakan.

aplikasi alpeka bos siap digunakan

Setelah itu close saja tampilan tersebut, namus setelah diclose muncul tampilan pertanyaan.

Ubah Regional dan Language ke Indonesia

Apakah kita sudah mengatur "Regional dan Languade" pada komputer sudah Indonesia ? Ini penting karena aplikasi menggunakan gormat Indonesia dalam penulisan angka dan tanggal. Jika sudah maka kita piliuh keluar, jika ragu atau belum maka kita pilih tombol "Jika belum silahkan klik tombol ini" maka anda akan diarahkan ke pengaturan regional dan language. Dan berikut ini cara pengaturannya:

Format regional windows 7

locatioan regional language

2. Sheet Menu Utama Alpeka BOS

Pada menu ini kita bisa pilih tombol menu yang tersedia beserta alur tahap pengerjaannya. Ada kelompok menu Definisi >>> Data File >>> Laporan Keuangan >>> Laporan BOS.
Menu Definisi.

menu utama alpeka bos

Pastingan mengisi lengkap dan benar. Karena tahap ini adalah tahap mengisi data utama aplikasi yang akan terhubung dengan tahap-tahap selanjutnya, kalau saya bilang ini merupakan data master dan data referensi program aplikasi alpeka ini.

3. Kelompok Menu Definisi

Data Umum

Untuk memulai menggunakan aplikasi ini anda harus mengisi data umum. Data umum ini berisi Tahun anggaran, nama sekolah, npsn, nss, jumlah siswa, alamat sekolah, nama kepala sekolah beserta nipnya, nama ketua komite sekolah, nama bendahara dan nip bendahara, Tentu saja data ini akan dijadikan sumber untuk mengisi data pada format laporan nantinya.

Program Sekolah

Pada program sekolah ini merupakan data referensi untuk yang gunanya untuk mengelompokan belanja sesuai Program dan Kegiatan Sekolah. Program dan Kegiatan Sekolah ini tentunya sudah dibuat sekolah pada awal tahun pelajaran ataupun revisi pada awal tahun anggaran yang tertuang pada buku Anggaran Pengeluaran dan Belanja Sekolah (APBS) atau sering disebut RAPBS. RAPBS sebetulnya tahap sebelum APBS, tetapi tak masalah lah, kita tidak akan membahas soal itu. Idealnya aplikasi harus sesuai program dan kegiatan dalam APBS. Akan tetapi secara umum pengembang sudah membuat dengan baik hal ini. Anda bisa langsung menggunakan nya. Mapping program dan kegiatan ini tentunya bedasarkan peraturan yang berlaku. Ada 8 Standar Nasional Pendidikan dan ada Komponen penggunaan dana yang bisa diambil dari dana BOS.

Sub menu data file.

Pada Menu ini ada tombol generate dan update yang mana bisa digunakan setelah data umum diisi dan program sekolah ditentukan.

Generate file

Setelah kita mengisi data umum dan program sekolah maka langkah selanjutnya adalah menggenerate file. Ini digunakan sebagai lembar kerja atau sheet untuk mencatat keuangan bos. Kita klik tombol generate dan tentukan nama filenya misal Aplikasi BOS 2016. Dan jangan lupa untuk untuk menentukan tempat dimana kita menyimpanya. Setelah itu tunggu beberapa saat maka generate lembar kita untuk mencatat pembukuan dana bos selesai dibuat. Setelah berhasil otomatis akan terbuka file tersebut, maka kita bisa langsung melakukan pembukuan.

Update Data File

Dibawah menu data file ada tombol "update" fungsinya untuk mengadate lembar kerja hasil generate. Data yang dipade disini adalah data referensi program dan kegiatan, namun saya sendiri juga belum paham. Hal ini tidak akan menghapus data pembukuan yang telah dimasukan.

3. Mencatat pembukuan dana BOS.

Setelah kita melakukan generate file, maka untuk mulai mengentrinya kita gunakan file hasil generate. SEKALI LAGI .. file hasil generate. File ini lah lembar kerja untuk melakukan pembukuan. Pada lembar kerja ini terdapat 4 sheet yaitu rencana terima, rencana keluar, realisasi terima, dan realisasi keluar. Pada sheet tersebut cara memasukan datanya tinggal kita ketik seperti biasa, jika ada menu drop list, kita pilih list atau daftar yang tersedia.

Sheet rencana terima

Pada sheet ini kita entrykan rencana penerimaan dana per triwulan, misalnya pada triwulan periode Januari - Maret kita akan terima dana bos berapa. Ini tentunya bisa dihitung dari jumlah siswa. Oh iya untuk alokasinya langsung mengambil data dari Aplikasi Dapodik, untuk itu perlu selalu mengupdate data dapodik.

Sheet rencana keluar

Pada sheet rencana keluar kita entrykan data rencana dana keluar. Disini kita merencanakan per kegiatan yang akan dilaksanakan. Nah lemahnya di satuan pendidikan dasar adalah menentukan rencana ini, meskipun sudah ada APBS, namun terkadang APBSnya sendiri kurang singkron dengan setingan aplikasi. Sehingga untuk melakukan evaluasi cukup sulit dilakukan. Karena tentuan evaluasi dialkukan setelah melihat perbandingan recana yang sebelumnya dibuat dengan hasil realisasinya.

Realiasasi terima

Disini kita mencatat ralisasi terima baik transaksi internal maupun eksternal. Pada shhet ini andah harus mengisi nomor bukti dengan ketentuan:

Transaksi internal keluar bankdan masuk kas ditulis >>> Int KM XXX, untuk transaki internal uang masuk kas dari bank (pengambilan uang dari bank), transaksi internal uang masuk kas dari bank harus ditulis di realisasi terima.

Untuk transaksi internal, nomor bukti harus diisi>>> BM XXX, untuk transaksi eksternal uang masuk ke Bank contohnya terima uang BOS atau bunga bank.

Sheet realisasi keluar.

Pada sheet realisasi keluar, kita mencatat pengeluaran. Termasuk pajak yang kita setorkan. Namun untuk dana keluar dari bank untuk mengisi kas tidak kita tulis disini, tetapi pada realisasi terima. Transaksi keluar pada bank disini misalnya biaaya administrasi bank.
Penting: Nomor bukti harus diisi, tidak boleh kosong dengan ketentuan:

Transaksi internal keluar bak dan masuk kas ditulis disini dengan kode Int BK XXX (XXX = nomor urut), untuk transaksi internal, yaitu dana keluar dari bank dan masuk kas.

Untuk transaksi excternal di bank ditulis disini, contohnya uang keluar untuk membayar administrasi bank.
Penulisan bukti transaksi eksternal dari bank ditulis dengan kode BK XXX (xxx=nomor urut), untuk transaksi external uang keluar dari bank.

Untuk jenis belanja modal, harus mengisi kolom volume, pengarang, referensi, dan tanggal terima berwarna hitam bila jenis belanja kosong dan selain belanja modal.
volume belanja modal belum diisi (cukup diisi dengan angka saja) untuk kolom pembuat, referensi, dan tanggal terima lihat keterangan format BOS 07.

Sel yang berwarna kuning harus diisi.

Memang untuk aplikasi ini kalau belum terbiasa cukup rumit. Namun kalau sudah biasa dan paham akan mudah. Setelah kita mencatat pembukan melalui lembar kerja excel ini, jangan lupa disimpan,, :). Untuk cara Cetak laporan akan kami posting pada kesempatan berikutnya. Demikian hal yang bisa saya sampaikan mohon maaf jika masih banyak kesalahan, semoga bermanfaat.

link: https://youtu.be/B1D4m8tFcto

Lainya