Aturan Pembuatan Surat Tugas di lingkungan Kemdikbud RI

Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Selain diperlukan agar pengemban tugas memperoleh pengesahan formal terhadap tugas yang harus dilaksanakan, keberadaan surat tugas juga menjadi penting untuk berbagai keperluan pada sebuah instansi pendidikan. Misalnya sebagai bukti fisik pengeluaran dana (SPPD) atau bukti fisik dalam laporan pengembangan diri bagi seorang guru yang akan menyusun penetapan angka kredit. Begitu juga surat tugas berguna untuk instansi yang dituju untuk memperlancar tugas pegawai atau pejabat yang berhubungan dengan lembaga atau instansi yang berkaitan dengan tugasnya.

Ketetuan mengenai surat tugas di lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan diatur dalam Permendikbud RI No. 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.  Pada Permendikbud tersebut disebutkan bahwa Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. 

Bagian-bagian surat tugas terdiri atas:

1. kepala surat; 
2. pembuka surat; 
3. isi surat; dan 
4. penutup surat. 

Kepala surat

Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana diatur pada pasal 2 ayat 2 Permendikbud RI No. 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pembuka surat

Pembuka surat tugas terdiri atas: frasa surat tugas; dan nomor. Frasa surat tugas ditulis di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris. Kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan huruf kapital. dan sejajar dengan kata nama. Kata pangkat dan golongan ditulis di bawah dan sejajar dengan NIP. Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pangkat dan golongan. Maksud, tanggal, dan tempat penugasan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk. 

Isi Surat

Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas:

1. nama jabatan pemberi tugas; 
2. kolom isian surat tugas; dan 
3. maksud, tanggal, dan tempat penugasan. 

Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diberi tugas ditulis di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom sejajar dengan nomor isi kolom dan didahului dengan kata untuk. 

Penutup Surat Tugas

Penutup surat tugas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagai berikut :

1. tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat, tanpa didahului nama tempat pembuatan; 
2. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; 
3. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; 
4. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; 
5. nama pejabat yang menandatangani surat ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan 
6. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Menteri
7. Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran 
8. Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan. 
9. Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan. 

Format surat tugas berbentuk lembaran surat

Format surat tugas berbentuk kolom

Tweet

Subscribe to receive free email updates: